Checklist Spare Part untuk Maintenance Berkala Unit

Maintenance berkala yang efektif dimulai dari persiapan spare part yang tepat. Banyak jadwal servis molor bukan karena teknisi kurang siap, tetapi karena part belum tersedia atau salah spesifikasi. Dengan checklist yang jelas, tim workshop bisa bekerja lebih cepat dan risiko downtime berkurang.

Mengapa checklist penting

Checklist membantu tim menjaga konsistensi antar unit dan antar periode servis. Tanpa daftar baku, keputusan pengadaan cenderung reaktif. Akibatnya, unit menunggu part lebih lama dan biaya operasional menjadi sulit diprediksi.

Kelompok part yang umumnya masuk checklist

Berikut kelompok yang lazim diprioritaskan:

• Filter: oli mesin, bahan bakar, udara.
• Belt: fan belt atau belt pendukung lainnya.
• Komponen hydraulic konsumsi berkala: hose/fitting tertentu, seal kit yang sering aus.
• Komponen undercarriage yang mendekati batas pakai.
• Fast-moving items lain sesuai histori unit.

Daftar ini perlu disesuaikan dengan tipe unit dan pola beban kerja.

Susun checklist berdasarkan jam kerja

Pendekatan paling praktis adalah mengelompokkan kebutuhan part per interval jam kerja, misalnya 250 jam, 500 jam, dan 1000 jam. Dengan cara ini, procurement bisa menyiapkan kebutuhan jauh hari dan mengurangi pembelian mendadak.

Gunakan data historis internal

Riwayat penggantian part adalah sumber informasi terbaik. Catat part yang sering habis, komponen yang sering gagal, serta lead time pengadaan. Data ini membantu menentukan safety stock yang realistis tanpa menumpuk inventori berlebihan.

Contoh struktur checklist sederhana

Setiap item minimal memuat:

1. Nama part.
2. Part number referensi.
3. Kompatibilitas unit.
4. Kuantitas minimum stok.
5. Perkiraan lead time.
6. Catatan alternatif OEM/aftermarket.

Dengan struktur ini, tim teknis dan procurement memiliki bahasa yang sama saat koordinasi.

Sinkronkan workshop dan procurement

Checklist efektif jika dipakai lintas fungsi. Workshop memberi masukan kondisi aktual unit, procurement memastikan ketersediaan dan jadwal pengadaan. Komunikasi dua arah ini mencegah situasi ketika part dibeli tepat waktu tetapi tidak sesuai kebutuhan lapangan.

Hindari overstock dan understock

Terlalu banyak stok mengikat modal kerja. Terlalu sedikit stok meningkatkan risiko downtime. Keseimbangan dicapai dengan evaluasi berkala: lihat pergerakan stok, kecepatan pemakaian, dan perubahan pola operasi unit.

Review checklist secara periodik

Checklist bukan dokumen sekali jadi. Lakukan review bulanan atau per kuartal, terutama saat ada perubahan jenis proyek, rute kerja, atau komposisi armada. Review rutin membuat daftar tetap relevan terhadap kondisi operasional terbaru.

Kesimpulan

Checklist spare part adalah fondasi preventive maintenance yang rapi. Dengan daftar berbasis part number, interval servis, dan data historis, tim dapat mengurangi kejutan saat maintenance berjalan. Hasil akhirnya adalah unit lebih siap operasi dan downtime lebih terkendali.