Cara Membaca Part Number + Tips Kirim Foto Part yang Jelas

Dalam proses pengadaan spare part alat berat, part number adalah bahasa teknis yang paling penting. Dengan part number yang benar, supplier bisa mempercepat verifikasi kompatibilitas dan mengurangi risiko salah kirim. Masalahnya, di lapangan part number sering aus, tertutup kotoran, atau tidak terbaca penuh.

Mengapa part number sangat krusial

Part number memberi identitas spesifik untuk sebuah komponen. Nama umum seperti "roller", "filter", atau "seal" terlalu luas dan bisa merujuk ke banyak varian. Satu digit yang berbeda dapat berarti ukuran, material, atau revisi desain yang tidak sama.

Langkah membaca part number dengan benar

1. Bersihkan area kode menggunakan lap kering atau cairan pembersih ringan.
2. Cari kode yang tercetak, di-emboss, atau di-engrave pada body part.
3. Catat karakter persis, termasuk tanda strip atau huruf kapital.
4. Jika ada dua kode, catat semuanya dan kirim sebagai referensi.

Hindari menebak karakter yang samar. Lebih baik kirim foto detail agar supplier ikut membantu verifikasi.

Tips foto part agar mudah diidentifikasi

Kualitas foto menentukan kecepatan respons. Gunakan panduan ini:

• Ambil foto close-up part number dalam kondisi fokus.
• Ambil foto medium yang menunjukkan bentuk part secara utuh.
• Ambil foto area pemasangan di unit.
• Gunakan pencahayaan cukup dan hindari bayangan keras.
• Sertakan objek pembanding ukuran jika perlu.

Kombinasi 3-5 foto dari sudut berbeda biasanya sudah cukup untuk analisis awal.

Informasi tambahan yang perlu dikirim

Selain foto, sertakan data berikut:

• merek dan model unit;
• serial number unit (jika tersedia);
• posisi part (contoh: boom cylinder, track frame kiri);
• gejala kerusakan singkat;
• target waktu kebutuhan part.

Data ini membantu supplier menyaring opsi lebih cepat.

Kesalahan umum yang memperlambat proses

Kesalahan yang sering terjadi adalah mengirim foto blur, hanya satu sudut, atau tanpa konteks lokasi part. Kesalahan lain adalah menulis part number dari ingatan tanpa foto pendukung. Dampaknya, proses klarifikasi menjadi panjang dan risiko salah pilih meningkat.

Format chat yang disarankan

Agar komunikasi lebih efisien, gunakan format sederhana:

• "Model unit:" ...
• "Part number terbaca:" ...
• "Posisi part:" ...
• "Gejala:" ...
• "Foto:" lampirkan close-up + keseluruhan + lokasi pasang.

Format ini memudahkan tim supplier mengecek data dalam satu alur.

Jika part number tidak terbaca sama sekali

Kondisi ini tetap bisa ditangani. Kirim dokumentasi visual selengkap mungkin dan jelaskan fungsi part pada unit. Dalam banyak kasus, supplier berpengalaman dapat memberi kandidat part number berdasarkan bentuk, dimensi kasar, dan aplikasi kerja.

Kesimpulan

Part number yang akurat dan foto yang jelas adalah kombinasi paling efektif untuk mempercepat pengadaan spare part. Dengan dokumentasi yang rapi, proses identifikasi menjadi lebih singkat, keputusan pembelian lebih tepat, dan risiko downtime bisa ditekan.